Antes de empezar, debemos aclarar algo. El hecho de que se instale un software en un servidor alojado en la nube, no lo convierte en una solución en la nube. Simplemente lo convierte en un software que se ejecuta en la computadora de otra persona. Para convertirse en un servicio en la nube, debe ofrecer cinco beneficios a sus usuarios 1 :
- Acceso habilitado para autoservicio
- Acceso amplio a la red
- Agrupación de recursos
- Elasticidad rápida
- Servicio controlado
Cuando los combina, obtiene la descripción de un servicio al que puede acceder desde cualquier lugar y con muchos tipos de dispositivos diferentes. No solo eso: tiene una alta disponibilidad ya incorporada, que crece y se reduce automáticamente con sus demandas de rendimiento, lo que le permite mantenerse en control y, por último, usted paga según lo que necesita.
Puede esperar estos beneficios de cualquier servicio en la nube, pero la impresión en la nube es uno de los casos de uso más claros para ahorrar dinero y dolores de cabeza. La razón de ello radica en la naturaleza de la impresión. Se usa con poca frecuencia, requiere una gran capacidad de procesamiento, es un reto técnico y, como tecnología heredada, a menudo se esfuerza por mantenerse al día con los estilos de trabajo modernos. .
1Puede encontrar más información sobre estos criterios aquí.
No imprimo mucho, pero cuando lo hago, necesito resultados de impresión rápidos – también conocido como el reto de los costes de rendimiento máximo.
El uso infrecuente de la impresora generalmente no es un problema en sí mismo, pero se convierte en un desafío cuando se combina con la necesidad de una capacidad de impresión rápida. Más del 50% de un día, un servidor de impresión no tiene casi nada que hacer. Sin embargo, la necesidad de procesamiento aumenta al doble en horas pico.
Si el servidor de impresión no se escala a su máxima potencia, terminas con una impresión lenta y usuarios insatisfechos. Como resultado, los servidores de impresión suelen ser máquinas caras y subutilizadas.
Un servicio de impresión en la nube, ofrecido a nivel mundial, no tiene ese problema. El pico de uso se mueve con las zonas horarias. Cuando cae demasiado o supera un umbral, los servicios de impresión en la nube eliminan o agregan recursos de forma dinámica. Eso significa que los servidores que procesan trabajos de impresión en la nube casi siempre se utilizan perfectamente. El impacto directo es que un servicio de impresión en la nube puede proporcionar el poder de impresión más barato que una empresa pueda pagar.
Si todos estos ahorros fueran directamente para el cliente, serían un buen cambio de bolsillo, pero no hay que presumir. Lo que hace un proveedor de impresión en la nube, en cambio, es invertir en automatización y eliminar los desafíos técnicos de la impresión para los usuarios y administradores, por lo tanto, se multiplica el ahorro de costos.
La impresión es un desafío tecnológico porque es un proceso de conversión complejo, desde algo que cualquier aplicación puede crear hasta algo que cualquier impresora debe comprender. Un Driver realiza esta conversión, pero como hay miles de modelos de impresora y una docena de sistemas operativos relevantes, existen también miles de Drivers. Cualquier PC de escritorio o Mac debe tener el correcto Driver para la impresora instalada. Esto requiere tanto tiempo como suena y ni siquiera tiene en cuenta las incompatibilidades y las inestabilidades causadas por estos Drivers.
La impresión en la nube ofrece dos mejoras significativas aquí. Primero es un Driver de impresora universal. Después de instalarlo en una PC de escritorio o Mac, el servicio de impresión en la nube maneja la conversión al formato específico que necesita la impresora. Como no importa que tipo de impresora sea, las organizaciones pueden intercambiar y actualizar impresoras fácilmente sin tener que realizar cambios en sus estaciones de trabajo. Si bien los Drivers universales también están disponibles en soluciones locales, estas soluciones requieren un servidor de impresión, compensando muchos de los ahorros mencionados anteriormente.
El segundo tipo de mejora es un sistema que instala automáticamente los controladores de impresora en PC y Mac. La asignación de cual impresora debe estar disponible para determinado usuario es realizada por un administrador a través de un portal web. Este administrador ni siquiera necesita saber nada sobre la impresión. Todo lo que se requiere es simplemente proporcionar el nombre y la dirección IP de una impresora, seleccionar un controlador de impresora y seleccionar el grupo de usuarios a los que debería estar disponible. Dado que un servicio en la nube es un servicio compartido, la impresión en la nube ya viene con una base de datos completa de controladores de impresora, ya ordenados por fabricante y sistema operativo.
Ahorrar dinero o ganar dinero, ¿por qué no ambos? – también conocido como la impresión en la nube como habilitador
Un par de centavos por hora en ahorros, al no necesitar un Driver para impresión, convertido en docenas de dólares por hora en ahorros al liberar tiempo de trabajo. Si la impresión en la nube solo fuera sobre la reducción de costos, no tendríamos que seguir argumentando, pero hay más que eso. Obviamente, menos tiempo dedicado a configurar impresoras también significa menos tiempo de espera y mas tiempo productivo.
Una fuerza laboral flexible, móvil y ágil está demandando soluciones inmediatas a sus necesidades y problemas. La impresión tradicional local no puede entregar eso. No fue diseñado para admitir la impresión desde dispositivos iOS o Android, imprimir en largas distancias, manejar conexiones WAN limitadas, y tampoco para ser tolerante a fallas y estar siempre disponible, y menos para permitir que los usuarios elijan e instalen impresoras por su cuenta, e igual de importante, reparar por ellos mismos en caso que exista una falla.
La impresión desde la nube es una tecnología moderna, por lo cual en su diseño, todas estas deficiencias y más, fueron tomadas en cuenta para poder por lo que superarlas. Se reemplazaron los protocolos de comunicación obsoletos para permitir transferencias de trabajos de impresión más rápidas, así como para implementar el equilibrio de carga y las tecnologías de conmutación por error. Se mejoró el proceso de conversión de impresión, lo que hace posible que iOS, Android y prácticamente cualquier otro dispositivo para imprimir dentro de una infraestructura de impresión administrada. Y, finalmente, se desarrollaron portales web fáciles de usar para compartir la responsabilidad entre los usuarios y los administradores, dejando a cada grupo manejar su tiempo productivo en lo que realmente son buenos en hacer. Un portal de administración para que los administradores definan la configuración de la impresora y les permita acceder a ellos, y un portal de autoservicio para que los usuarios seleccionen qué impresoras desean tener instaladas y visibles en sus dispositivos.
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