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Mit dem Betrieb von Coworking und Flex Spaces kommen viele Verwaltungsaufgaben auf Betreiber.innen zu – von der Ressourcenbuchung über die Rechnungsstellung bis hin zur Kommunikation mit den Mitgliedern. Diese Aufgaben manuell zu erledigen, kostet Zeit und kann ineffizient sein. Um den reibungslosen Ablauf sicherzustellen und die Nutzererfahrung zu verbessern, setzen immer mehr Coworking und Flex Spaces auf Automatisierungslösungen.
In diesem Artikel werfen wir einen Blick darauf, wie die Automatisierung Prozesse wie die Buchung von Ressourcen, den Check-in-Prozess, die Rechnungsstellung und Zahlungen, den Zugang zum Space und die Kommunikation mit den Mitgliedern optimieren kann.
Warum Automatisierung im Coworking unverzichtbar ist
Im Kern von Coworking und Flex Spaces steht die Effizienz. Für Betreiber.innen ist es entscheidend, nicht nur die Infrastruktur bereitzustellen, sondern auch Verwaltungsprozesse so reibungslos wie möglich zu gestalten. Automatisierung kann hier eine Schlüsselrolle spielen. Sie hilft, Routineaufgaben wie die Buchung von Arbeitsplätzen, den Check-in, die Rechnungsstellung und den Zugang zum Space zu optimieren. Dies spart Zeit, minimiert Fehler und verbessert die Nutzererfahrung.
Automatisierte Prozesse ermöglichen es Betreiber.innen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Das Schaffen eines inspirierenden Arbeitsumfelds, ohne sich um administrative Details kümmern zu müssen. Im Folgenden sehen wir uns einige dieser Prozesse näher an.
Buchung von Ressourcen automatisieren
Eine der häufigsten Herausforderungen in Coworking Spaces ist die Verwaltung von Ressourcen wie Besprechungsräumen, Arbeitsplätzen und Geräten. Durch automatisierte Buchungssysteme können Mitglieder einfach und schnell verfügbare Ressourcen buchen, ohne auf manuelle Bestätigungen warten zu müssen.
- Vorteile automatisierter Buchungssysteme: Ein automatisiertes System ermöglicht Echtzeit-Updates und verhindert Doppelbuchungen. So sehen Nutzer.innen auf einen Blick, welche Räume oder Geräte verfügbar sind.
- Integration von Tools: Plattformen wie Nexudus oder OfficeRnD bieten Tools, die sich nahtlos in die Buchung und Verwaltung von Coworking Spaces integrieren lassen. Automatisierte Buchungssysteme können auch Kalender integrieren, um Verfügbarkeiten sofort anzuzeigen.
Automatisierte Check-in-Lösungen
Ein reibungsloser Check-in ist für Mitglieder und Gäste in Coworking Spaces essenziell. Statt manuelle Anmeldeprozesse zu nutzen, können Coworking Spaces auf digitale Lösungen setzen, die den Zugang und den Check-in-Prozess automatisieren.
- Digitaler Check-in für Coworking-Mitglieder: Mitglieder können sich über mobile Apps oder RFID-Karten selbst einchecken, was den Prozess beschleunigt.
- Zugangskontrolllösungen: Elektronische Zugangskontrollsysteme ermöglichen es Mitgliedern, durch QR-Codes oder Karten Zutritt zu erhalten, ohne dass Personal erforderlich ist. Dies erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern bietet auch eine flexible Lösung für 24/7-Zugänge.
Rechnungsstellung und Zahlungen automatisieren
In Coworking Spaces nutzen Mitglieder häufig eine Vielzahl von Plattformen und Diensten, die separat abgerechnet werden müssen. Dazu gehören nicht nur klassische Mietgebühren für Arbeitsplätze oder Konferenzräume, sondern auch Services wie das Drucken, der Zugang zu speziellen Räumlichkeiten oder zusätzliche technische Dienstleistungen. Diese unterschiedlichen Abrechnungsmodelle manuell zu verwalten, ist zeitintensiv und anfällig für Fehler.
Ein besonders praxisnahes Beispiel ist das Drucken. Da viele Coworking Spaces Drucklösungen für ihre Mitglieder anbieten, stellt sich die Frage, wie diese Dienstleistungen effizient und genau abgerechnet werden können. Moderne Drucklösungen wie ezeep Blue, sind speziell auf die Anforderungen von Coworking Spaces zugeschnitten. Mit ezeep Blue können Betreiber.innen Druckvorgänge seitengenau abrechnen, was für eine transparente und faire Kostenstruktur sorgt.
Dank der Integration von ezeep Blue in viele beliebte Coworking Management Systeme wie Nexudus, OfficeRnD, Archie, Spacebring und andere, kann ezeep Blue vollautomatisch mit diesen Plattformen verknüpft werden. Alle Integrationen von ezeep Blue in Workspace Management Plattformen findest du hier »
Die Abrechnung der gedruckten Seiten erfolgt direkt über das jeweilige Management-System und wird somit sehr effizient, da Rechnungen für Druckvorgänge nicht mehr separat erstellt werden müssen, sondern automatisiert in die Mitgliedsrechnungen einfließen.
Vorteile beim Einsatz von ezeep Blue in Coworking Spaces:
- Seitengenaue Abrechnung: Jedes Mal, wenn ein Mitglied im Space einen Druckauftrag startet, wird dieser detailliert erfasst. ezeep Blue ermöglicht es, die genaue Anzahl gedruckter Seiten zu dokumentieren und basierend auf den individuellen Nutzungsmengen abzurechnen. So wird sichergestellt, dass jedes Mitglied nur für das zahlt, was es tatsächlich nutzt – egal, ob es sich um ein paar Seiten pro Monat oder ein größeres Druckvolumen handelt.
- Automatisierte Abrechnung:
- Transparente Kostenkontrolle: Mitglieder können ihre Druckkosten jederzeit über das Management-System einsehen.
- Fehlerfreie Rechnungsstellung: Dank der vollautomatisierten Integration werden Fehler durch manuelle Eingaben vermieden.
- Zeiteffizienz: Betreiber müssen sich nicht um die manuelle Verwaltung von Druckkosten kümmern, was wertvolle Ressourcen spart.
Diese Art der automatisierten Rechnungsverarbeitung bietet sowohl Betreiber.innenn als auch Mitgliedern erhebliche Vorteile. Sie erhöht die Effizienz, reduziert administrative Aufgaben und sorgt gleichzeitig für eine transparente und faire Abrechnung der genutzten Dienste. Mit Lösungen wie ezeep Blue wird nicht nur der Druckservice optimiert, sondern der gesamte Abrechnungsprozess eines Coworking Spaces erheblich vereinfacht.
Zugang zum Space automatisieren
Der physische Zugang zu einem Coworking Space sollte so flexibel und sicher wie möglich sein. Durch automatisierte Zugangslösungen können Mitglieder jederzeit in den Space kommen, ohne dass Personal vor Ort sein muss.
- Digital gesteuerte Zugangssysteme ermöglichen den sicheren Zugang zu Arbeitsplätzen durch mobile Apps oder Karten. Sie erlauben es Betreibern, die Zugangskontrolle zu automatisieren und gleichzeitig die Sicherheit zu gewährleisten.
- Verbesserte Sicherheit und Flexibilität: Durch automatisierte Lösungen können Betreiber genau nachverfolgen, wer den Space betritt, und so die Sicherheit erhöhen. Auch temporäre Zugänge, beispielsweise für Eventgäste, können problemlos eingerichtet werden.
Kommunikation mit Mitgliedern automatisieren
Die Kommunikation mit Mitgliedern ist ein wichtiger Bestandteil eines gut funktionierenden Coworking Spaces. Manuelle Benachrichtigungen oder E-Mails können jedoch zeitaufwendig sein. Mit automatisierten Kommunikationslösungen lassen sich Updates und Informationen effizient an Mitglieder verteilen.
- Automatisierte E-Mail- und Benachrichtigungssysteme ermöglichen es Betreibern, Mitglieder über Neuigkeiten, Veranstaltungen oder wichtige Updates zu informieren.
- Einfache Informationsweitergabe: Durch automatisierte Benachrichtigungen können Mitglieder über Reservierungen, Rechnungen oder Zugangsänderungen informiert werden. So bleibt die Kommunikation transparent und aktuell.
Fazit: Die Zukunft der Automatisierung in Coworking Spaces
Die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben ist ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Coworking Spaces. Sie verbessert die Effizienz, erhöht die Zufriedenheit der Mitglieder und ermöglicht es Betreibern, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – die Schaffung eines dynamischen und flexiblen Arbeitsumfelds. Von der automatisierten Rechnungsstellung über den digitalen Check-in bis hin zur Kommunikation mit den Mitgliedern bietet Automatisierung eine Fülle von Vorteilen.