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Für viele Unternehmen ist das Drucken ein selbstverständlicher Bestandteil des täglichen Geschäfts. Drucker und Druckkosten werden jedoch oft nur oberflächlich betrachtet, da der Fokus auf unmittelbaren Kosten für Hardware und Toner liegt. Dabei sind die wahren Kosten des Druckens oft vielschichtiger und beinhalten eine Vielzahl versteckter Ausgaben. Diese verdeckten Kosten können sich auf die Produktivität, IT-Ressourcen und Datensicherheit erheblich auswirken und das Budget langfristig belasten.
In diesem Artikel beleuchten wir die typischen Kostenfallen des traditionellen Druckmanagements und zeigen, wie Cloud Printing Unternehmen dabei helfen kann, versteckte Druckkosten zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.
Überblick über die Druckkosten in Unternehmen
Die Druckkosten von Unternehmen setzen sich aus mehreren Faktoren zusammen, die nicht immer direkt sichtbar sind. Es lohnt sich daher, zwischen direkten, indirekten und Verwaltungskosten zu unterscheiden:
- Direkte Kosten: Dazu zählen die physischen Kosten für Drucker und Zubehör wie Toner, Papier sowie Hardware-Supportverträge. Weitere direkte Kosten entstehen für PCs und Server. Gerade Server müssen oft alle 3-5 Jahre erneuert werden, was zusätzliche Kosten verursacht. Energieverbrauch ist ebenfalls ein direkter Kostentreiber, insbesondere bei intensiver Drucknutzung. Nicht zuletzt verursachen auch Sicherheitslösungen wie Virenschutz, Fernverwaltungstools und Sicherheitsupdates weitere Kosten.
- Indirekte Kosten: Indirekte Kosten entstehen oft durch die notwendige Unterstützung durch die IT-Abteilung bei Druckproblemen. Auch die verlorene Produktivität durch veraltete Hardware oder Software zählt zu diesen Faktoren, da Mitarbeiter.innen durch technische Einschränkungen Zeit verlieren.
- Verwaltungskosten: IT-Teams verbringen häufig viel Zeit mit der Verwaltung von Druckertreibern, der Aktualisierung von Software und der Lösung von Nutzerproblemen. Dies bindet personelle Ressourcen, die für strategische Projekte besser eingesetzt wären.
Versteckte Kosten im Druckmanagement
Zu den direkten Kosten kommen noch versteckte Ausgaben, die im Druckmanagement verborgen sind. Diese verdeckten Kosten sind häufig schwer zu identifizieren und lassen sich wie folgt aufgliedern:
- Infrastrukturkosten: Die Einrichtung und Wartung eines Servers zur Verwaltung von Druckspooling sowie die Lizenzkosten für Betriebssysteme und Sicherheitssoftware können erheblich sein. Dazu kommen spezifische Kosten für eine ausfallsichere Umgebung zur Implementierung von Redundanz und anderen ausfallsicheren Mechanismen, VPN-Kosten für die Einrichtung und Wartung eines Punkt-zu-Punkt-VPNs für jeden einzelnen Standort. Integrationskosten entstehen außerdem für Geräte, die keine Windows-Betriebssysteme nutzen, denn hier bedarf es Lösungen zur sicheren Integration von Macs, iPads, iPhones, Android oder Chrome OS/Chrome Enterprise Browsern in die Druckinfrastruktur.
- Sicherheitsrisiken: Datenschutzverletzungen und Compliance-Verstöße können teuer werden, wenn Druckdaten ungesichert verwaltet werden. Insbesondere beim Umgang mit vertraulichen Informationen kann dies ein erhebliches Risiko für Unternehmen darstellen. Diese Kosten lassen sich durch eine Risikominimierung senken, indem beispielsweise Server und Drucker im Internet sicher und isolliert eingerichtet werden.
- Fehlende Transparenz: Ohne eine transparente Analyse ist es oft schwierig, den tatsächlichen Druckbedarf und die Kosten im Unternehmen zu überwachen. Dies führt oft zu Budgetüberschreitungen, da unerwartete Ausgaben für Druckprozesse auftreten.
Der Einfluss des Druckens auf die Produktivität
Neben den direkten Kosten hat das Drucken auch einen erheblichen Einfluss auf die Produktivität:
- Zeitverlust: Druckprobleme und lange Wartezeiten beeinträchtigen den Arbeitsablauf und kosten wertvolle Arbeitszeit. Zudem kann die Produktivität leiden, wenn Mitarbeiter.innen gezwungen sind, auf ortsgebundene Druckoptionen zu setzen.
- Fehlende Mobilität: In einer zunehmend mobilen Arbeitswelt ist es ein Nachteil, wenn das Drucken nur an einem festen Standort möglich ist und keine mobile Druckoption besteht. Dies kann die Flexibilität einschränken, die viele Unternehmen für moderne Arbeitsplätze benötigen.
- Rolle der IT-Abteilung: Das Lösen von Druckproblemen bindet IT-Ressourcen, die für strategisch wichtige Projekte genutzt werden könnten. Dies führt oft zu einer Überlastung der IT und senkt die Effizienz der IT-Abteilung insgesamt.
Warum Cloud Printing die Druckkosten senken kann
Cloud Printing bietet eine effiziente Lösung, um die vielen versteckten Druckkosten zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. Die Auslagerung von Druckaufgaben an einen Cloud Printing-Anbieter wie ezeep kann Unternehmen zahlreiche Vorteile bieten:
- Kosteneffizienz durch Auslagerung: Durch die Verlagerung auf die Cloud entfallen die Notwendigkeit und die Kosten für Server, Wartung und Infrastrukturanforderungen. Die IT-Abteilung kann sich auf strategische Aufgaben konzentrieren, anstatt sich um Druckprobleme kümmern zu müssen.
- Transparenz und Kontrolle: Cloud Printing ermöglicht eine zentrale Verwaltung und detaillierte Nutzungsberichte, die eine genauere Budgetplanung und Kosteneinsparungen erleichtern. Unternehmen können die Drucknutzung präzise nachverfolgen und steuern.
- Mobiles und flexibles Drucken: Cloud Printing unterstützt hybride Arbeitsplätze und ermöglicht das sichere, ortsunabhängige Drucken. Mitarbeiter.innen können so problemlos von jedem Standort aus drucken und unterschiedlichste Geräte nutzen, ohne komplexe Konfigurationen vornehmen zu müssen.
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Praktische Schritte zur Umstellung auf Cloud Printing
Für Unternehmen, die die Vorteile des Cloud Printing nutzen möchten, gibt es einige konkrete Schritte zur Umstellung:
- Bedarfsanalyse: Eine gründliche Analyse der aktuellen Druckinfrastruktur ist entscheidend, um die genauen Kostentreiber zu identifizieren. Nur so lassen sich Einsparpotenziale realistisch einschätzen.
- Auswahl eines Anbieters: Bei der Wahl eines Cloud Printing-Anbieters sollten Unternehmen auf Faktoren wie Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Integrationsfähigkeit achten. ezeep bietet eine besonders benutzerfreundliche Lösung, die sich problemlos in bestehende Systeme integrieren lässt und höchste Sicherheitsstandards erfüllt.
Fazit
Die Zusammensetzung der wahren Druckkosten ist komplexer, als es zunächst scheint. Die versteckten Druckkosten können sich summieren und die Produktivität des Unternehmens beeinträchtigen. Cloud Printing bietet eine flexible und kosteneffiziente Lösung, um Druckkosten zu reduzieren, die IT-Ressourcen zu entlasten und gleichzeitig die Produktivität zu steigern.
- Für Unternehmen, die ihre Druckkosten kritisch hinterfragen möchten, hat ezeep eine hilfreiche Checkliste erstellt: Mit diesen 10 Tipps senkst du deine Druckkosten. Analysiere jetzt deine Druckkosten und prüfe die Vorteile von Cloud Printing für dein Unternehmen.
- Für weiterführende Informationen und eine maßgeschneiderte Beratung steht dir ezeep gerne zur Verfügung.