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Es mag selbstverständlich erscheinen, einfach auf “Als PDF speichern” zu klicken, vor allem wenn man mit Webanwendungen arbeitet. Doch in einer Zeit, in der der Datenschutz höchste Priorität hat, kann diese einfache Handlung weitreichende Folgen haben. Die Allgemeine Datenschutzverordnung der EU (DSGVO) hat die Datenschutzstandards neu definiert, insbesondere was die DSGVO-konforme Speicherung personenbezogener Daten betrifft. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick darauf, wie die lokale Speicherung vermieden werden kann, insbesondere in Situationen, in denen sie nicht wirklich nötig ist, z. B. wenn ein.e Benutzer.in aus einer webbasierten Anwendung drucken möchte.
DSGVO und lokal gespeicherte PDFs: Wo liegt der Verstoß?
Die Datenschutz-Grundverordnung schreibt spezifische Maßnahmen für die Speicherung personenbezogener Daten vor. Dabei sind insbesondere zwei Klauseln zu beachten:
- Art. 5(1)(f): Personenbezogene Daten müssen „in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust…“
- Art. 32 (1): „…treffen der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten…“
Die lokale Speicherung von PDF-Dateien, insbesondere von solchen mit sensiblen Informationen, öffnet die Büchse der Pandora für Sicherheitsrisiken. Datenverletzungen können durch gestohlene Geräte, Schadsoftware oder sogar durch interne Fehlbedienung verursacht werden. Darüber hinaus entstehen betriebliche Ineffizienzen, wie z. B. die unübersichtliche Verwaltung mehrerer Dokumentversionen oder die unnötige Komplexität des Datenabrufs – alles Dinge, die im Gegensatz zu den von Unternehmen angestrebten schlanken Prozessen stehen.
Mehrere Unternehmen waren aufgrund unzureichender Datenspeicherung nach DSGVO bereits mit behördlichen Maßnahmen konfrontiert. Ein Beispiel aus der Praxis ist die Geldstrafe in Höhe von 20 Millionen Pfund, die British Airways nach einem Datenschutzverstoß zahlen musste, bei dem Kundendaten zum Teil aufgrund von Schwachstellen in der lokalen Speicherung gefährdet waren.
Das “Ich muss drucken”-Dilemma
Warum ist das für das Drucken wichtig? Deshalb: Der Druckvorgang erfordert häufig das lokale Herunterladen einer Datei. Das ist eine gängige Praxis, die jedoch dem sicheren Informationsmanagement zuwiderläuft. Mit der Verbreitung von No-Code-Lösungen und SaaS-Plattformen sind Unternehmen zunehmend auf Webanwendungen angewiesen, die Drucker erfordern, die mit Web- oder Backend-Systemen verbunden sind. Die Anbindung von Druckern an diese Art von Anwendungen stellt für Unternehmen jedoch oft eine Herausforderung dar. Es ist nicht einfach, eine sichere, private Netzwerkverbindung zwischen dem Drucker und der cloudbasierten Anwendung herzustellen, ohne umständliche VPNs zu verwenden. Oft ist die Verwaltung über eine Druckmanagementlösung eines Drittanbieters wesentlich besser geeignet.
Die ideale Druckmanagement-Lösung
Welche Funktionen muss eine Druckmanagementlösung also aufweisen, um diesen Anwendungsfall zu erfüllen?
Zunächst muss sie die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung gewährleisten, indem sie die lokale Speicherung in Druck-Workflows umgeht. Eine solche Lösung sollte das direkte Drucken aus der Anwendung heraus ermöglichen und sicherstellen, dass die Daten während ihres gesamten Lebenszyklus in einer sicheren Umgebung verbleiben und die DSGVO-Vorschriften zur Datenspeicherung eingehalten werden.
Darüber hinaus sind robuste Benutzerauthentifizierungsprozesse, detaillierte Prüfpfade und eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung unverzichtbar. Und aus betrieblicher Sicht sind Benutzerfreundlichkeit und Integration in bestehende Systeme unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Geschäftsprozesse nicht unterbrochen werden und effizient bleiben
ezeep ermöglicht DSGVO-konformes Drucken per Web-App
ezeep ist eine Lösung, die speziell für die komplexen Anforderungen des Druckens in einer DSGVO-konformen Geschäftsumgebung entwickelt wurde. Die Drucklösung berücksichtigt die strengen Anforderungen der DSGVO an die Datenspeicherung und hat daher eine cloudbasierte Infrastruktur implementiert, die lokale Speicherung von Dokumenten vor dem Druck überflüssig macht.
Die API von ezeep Blue und ezeep.js – eine JavaScript-Bibliothek – ermöglichen es, Druckfunktionen direkt in jede Webanwendung zu integrieren. Diese Integration ermöglicht eine nahtlose “Jetzt drucken”-Schaltfläche innerhalb der App-Oberfläche und rationalisiert den Druckprozess ohne den Umweg über die Erstellung und Verwaltung lokaler PDF-Kopien. Dadurch wird nicht nur die Ineffizienz herkömmlicher Druckprozesse beseitigt, sondern auch die Datensicherheit deutlich erhöht, da die DSGVO-Vorgaben zur lokalen Speicherung von personenbezogenen Daten eingehalten werden.
Die ezeep-Integration endet hier nicht, sie erstreckt sich auch auf leistungsstarke Automatisierungsplattformen wie Zapier und Make. Diese Integrationen erleichtern die Erstellung von automatisierten Druck-Workflows aus den Web-Apps, die Unternehmen bereits nutzen, wie zum Beispiel eine Airtable-basierte App, ohne dass umfangreiche Programmierkenntnisse erforderlich sind. Dies bedeutet eine sofortige Implementierung anspruchsvoller Druckmanagementprozesse, deren Einrichtung normalerweise viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen würde.
Auch die Automatisierung und Nachverfolgung von Druckvorgängen innerhalb wichtiger Arbeitsabläufe ist mit ezeep kein Problem, was zu größerer Effizienz und geringerem Supportbedarf führt. Darüber hinaus bietet ezeep eine kleine Hardware-Appliance – den ezeep Hub – an, die den Übergang zum Cloud Printing erleichtert. Dieses kompakte Plug-and-Play-Gerät wird einfach mit dem Netzwerk verbunden. Es erkennt automatisch alle Drucker und fügt sie der Cloud hinzu. In Verbindung mit einem ezeep Hub nutzen die Drucker die einzigartige treiberlose Druckfunktion von ezeep Blue, die Unternehmen von der Installation von Treibern auf Druckservern oder Endgeräten befreit. Diese Innovation ist ein bedeutender Schritt in Richtung schlanker, serverloser Druckarchitekturen, die moderne Unternehmen benötigen.
Schließlich zeigt sich ezeeps Engagement für Nachhaltigkeit auch in der Partnerschaft mit JustDiggit. Diese Zusammenarbeit stellt sicher, dass der CO2-Fußabdruck, der durch jeden von ezeep verarbeiteten Druckauftrag entsteht, kompensiert wird, was Unternehmen dabei hilft, ihre Ziele im Bereich Corporate Social Responsibility (CSR) zu erreichen.
Maßnahmen für mehr Datensicherheit ergreifen
Das lokale Speichern von PDF-Dateien scheint eine einfache Lösung für das Drucken zu sein, aber die potenziellen Auswirkungen auf den Datenschutz können schwerwiegend sein. Verfolge einen proaktiven Ansatz und räume der Sicherheit personenbezogener Daten Priorität ein. Vergewissere dich, dass deine Druckmanagementlösung den DSGVO-Anforderungen entspricht, und denke daran, dass die geringfügigen Unannehmlichkeiten, die eine Anpassung deines Druckprozesses mit sich bringt, nichts im Vergleich zu den potenziellen Strafen bei Nichteinhaltung der Datenschutzvorgaben sind.
Jenseits der Re-Organisation deiner Druck-Workflows gehört auch ein Löschkonzept zum datenschutzkonformen Datenmanagement. Beachte daher auch die DSGVO-Löschfristen für personenbezogene Daten (Artikel 17 EU-DSGVO).
Hast du Fragen oder denkst über die nächsten Schritte zur Sicherung deines Druckmanagements nach? Dann kannst du dich gern an uns wenden. Setz dich mit uns in Verbindung und lass uns gemeinsam sicherstellen, dass deine Druckprozesse so zukunftsorientiert sind, wie dein Unternehmen es verdient.