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Wenn man an Coworking Spaces denkt, kommen einem Bilder von modernen Küchen mit hochwertigen Kaffeemaschinen und vielleicht sogar Kickertische in den Sinn. Selten denkt man an die IT-Infrastruktur und daran, wer diese verwaltet. Wie unterscheiden sich eigentlich die IT-Anforderungen von Coworking Spaces von denen traditioneller Unternehmen? Sollten Betreiber von Coworking Spaces die Anstellung von IT-Personal in Erwägung ziehen?
Einzigartige IT-Anforderungen von Coworking Spaces
Coworking Spaces haben im Vergleich zu traditionellen Unternehmen sehr unterschiedliche IT-Bedürfnisse, die jedoch nicht weniger herausfordernd sind. Im Gegensatz zu herkömmlichen Unternehmen ähneln Coworking Spaces eher einer Umgebung mit einer 100%igen „Bring Your Own Device“ (BYOD)-Richtlinie – d.h. jeder bringt seine eigenen Geräte mit zur Arbeit. Diese Struktur wird durch die hohe Fluktuation von Nutzer.innen und die Schwierigkeit, konsistente Richtlinien durchzusetzen, zusätzlich erschwert. Darüber hinaus verwaltet die IT-Infrastruktur nicht nur digitale Ressourcen, sondern regelt auch den Zugang zu physischen Räumen wie Gebäuden und Besprechungsräumen.
Die Cloud-Lösung
Trotz dieser Herausforderungen sind in Coworking Spaces selten, IT-Mitarbeiter.innen anzutreffen. Ein Grund dafür ist die Vielzahl von Cloud-Diensten, die nahezu jeden Aspekt des Coworking-Betriebs abdecken. Diese spezialisierten Cloud-Angebote ermöglichen es den Coworking Spaces, reibungslos zu funktionieren, ohne dass internes IT-Personal erforderlich ist.
Cloud-Dienste rationalisieren alles von Buchungssystemen bis hin zum Druckmanagement und bieten nahtlosen Zugang zu wichtigen Tools. Sie gewährleisten auch Skalierbarkeit, sodass die Räume schnell wachsen und sich anpassen können, ohne dass teure Hardware-Investitionen getätigt werden müssen. Zudem sorgen automatische Updates und verbesserte Sicherheit dafür, dass die Betreiber sich darauf konzentrieren können, ein großartiges Mitgliedererlebnis zu bieten, anstatt sich mit komplexer IT-Infrastruktur zu beschäftigen.
Datenschutz in Coworking Spaces
Der Datenschutz ist ein bedeutendes Anliegen vieler Betreiber, da Coworking Spaces eine große Menge an persönlichen und sensiblen Informationen verarbeiten. Betreiber sollten ihr Personal daher darin schulen, Mitgliederdaten im Einklang mit den lokalen Datenschutzbestimmungen zu verwalten. In Workshops können Mitglieder über Datenschutzmaßnahmen aufgeklärt und so ihr Vertrauen in die Sicherheitsvorkehrungen gestärkt werden.
Auf den Datenschutz zu achten, ist auch bei der Auswahl von Managementdiensten von entscheidender Bedeutung. Die Einrichtung von Datenverarbeitungsvereinbarungen mit Dienstanbietern stellt sicher, dass die Daten der Nutzer.innen umfassend geschützt sind.
Integration und Automatisierung
Es herrscht allgemeiner Konsens, dass Coworking Spaces keine eigenen IT-Abteilungen benötigen; stattdessen können sie maßgeschneiderte Cloud-Lösungen nutzen. Während diese Dienste Kosten verursachen – ähnlich wie Versorgungsleistungen wie Wasser, Miete und Strom – ist eine gut funktionierende IT-Infrastruktur ein wichtiger Differenzierungsfaktor für einen Coworking Space.
Plattformen wie Nexudus und ezeep führen den Markt an, indem sie verschiedene Dienste in einer einzigen Plattform integrieren. Zum Beispiel erhält ein Mitglied, das in Nexudus hinzugefügt wird, automatisch Zugang zu Druckdiensten, und sein Verbrauch wird in der Rechnung erfasst. Ähnliche Integrationen existieren für Zugangssysteme wie Tapkey, Clay und Sensorberg. Im Grunde genommen wählt das Mitglied einen Plan aus, und seine IT-Umgebung konfiguriert sich automatisch.
Drucken leicht gemacht mit ezeep
Drucken bleibt ein bedeutender Service in Coworking Spaces, besonders für Mitglieder, die ihre Zeit zwischen Zuhause und dem Büro aufteilen. Anstatt in Heimdrucker zu investieren, ziehen sie es vor, die angebotenen Einrichtungen zu nutzen. Traditionell kann das Drucken ein IT-Albtraum sein, aber ezeep hat diesen Prozess erheblich vereinfacht, indem es den gesamten Druckprozess in die Cloud verlagert hat.
Wichtige Druckvorteile von ezeep für Coworking Spaces:
- Vereinfachte Druckerverwaltung: Mit ezeep können Betreiber alle Drucker, Benutzer.innen und Berechtigungen von einem einzigen, webbasierten Portal aus verwalten, was die IT-Belastung verringert.
- Nahtloses Benutzererlebnis: Mitglieder können von jedem Gerät – PCs, Macs, Chromebooks, Smartphones oder Tablets – drucken, ohne Druckertreiber installieren zu müssen. Dies erhöht die Flexibilität und den Komfort.
- Sicheres und vertrauliches Drucken: Funktionen wie Benutzer-Authentifizierung und „Pull-Printing“ stellen sicher, dass Dokumente nur freigegeben werden, wenn das Mitglied wirklich am Drucker steht.
- Druckabrechnung und Kostenkontrolle: Betreiber können den Druckverbrauch nachverfolgen, Quoten festlegen und Berichte erstellen. Dies hilft, Kosten zu kontrollieren, Abfall zu reduzieren und eine genaue Abrechnung zu ermöglichen.
- Umweltverantwortung: ezeep setzt sich mit seinem CO₂-Ausgleichsprogramm für Nachhaltigkeit ein. Für jede über ezeep gedruckte Seite werden die damit verbundenen CO₂-Emissionen durch die Unterstützung des Justdiggit-Programms ausgeglichen. Das bedeutet, dass alle über ezeep getätigten Druckaufträge klimaneutral sind und Coworking Spaces dabei helfen, ihre Umweltbilanz zu verbessern und ESG-Ziele zu erreichen.
- Einfache Einrichtung und Skalierbarkeit: Da ezeep cloudbasiert ist, benötigt es nur minimale Hardware und skaliert mühelos mit dem Wachstum des Coworking Spaces.
Integration mit Automatisierung und Coworking-Management-Systemen
ezeep integriert sich nahtlos in eine Vielzahl von Coworking-Management-Plattformen, automatisiert Prozesse und verbessert die Effizienz. Zu den Integrationspartnern gehören:
- Nexudus
- OfficeRnD
- Cobot
- Make
- Zapier
- Coworks
- Spacebring
- Archie
- Pably
- Pipedream
Durch die Integration mit Coworking-Management-Plattformen erhält ein Mitglied beim Anmelden automatisch Zugang zu den Druckdiensten, und sein Verbrauch wird ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand in der Rechnung erfasst. Diese Automatisierung vereinfacht nicht nur die Abrechnung, sondern verbessert auch das gesamte Mitgliedererlebnis.
Vorteile für traditionelle Unternehmen
Können traditionelle Unternehmen von den Technologien in Coworking Spaces profitieren? Absolut. Coworking Spaces sind im Wesentlichen Testfelder für den Arbeitsplatz der Zukunft. Konzepte wie Desksharing , teamübergreifende Kommunikation und projektbasierte Gruppenarbeit werden in traditionellen Geschäftsumgebungen immer gefragter. Die einfache Nutzung der IT-Infrastruktur in Coworking Spaces kann motivierend für die Mitarbeiter sein. Indem Unternehmen ihre Infrastruktur öffnen, zum Beispiel durch die Ermöglichung von Remote-Arbeit im Homeoffice, können sie die Produktivität steigern. Einige Unternehmen verlagern bereits ganze Abteilungen in Coworking Spaces. Der nächste Schritt besteht darin, diese Erfahrungen in ihre eigenen Büros zu übertragen.
Fazit
Coworking Spaces stehen vor einzigartigen IT-Herausforderungen, aber mit Hilfe von cloudbasierten Lösungen wie ezeep können sie nahtlose Dienstleistungen erbringen, ohne eigenes IT-Personal zu benötigen. ezeep vereinfacht komplexe Aufgaben wie das Drucken durch Funktionen wie das Drucken von jedem Gerät, zentralisierte Verwaltung, sicheres Drucken, Druckabrechnung und Integration mit bestehenden Coworking-Management-Systemen. Darüber hinaus trägt das Engagement für CO₂-neutrales Drucken dazu bei, die Umweltauswirkungen von Druckaktivitäten zu verringern und der wachsenden Betonung auf Nachhaltigkeit gerecht zu werden.
Durch die Integration mit führenden Coworking-Management-Plattformen wie Nexudus, OfficeRnD, Cobot und anderen sorgt ezeep für ein reibungsloses und automatisiertes Erlebnis für Betreiber und Mitglieder. Dies ermöglicht es den Betreibern, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können – eine hervorragende und umweltbewusste Umgebung für ihre Mitglieder zu bieten.
Wenn du dich für Druckmanagement ohne IT-Abteilung interessierst und du einen Beitrag zur ökologischen Nachhaltigkeit leisten möchtest, sieh dir an, wie ezeep deine Druckprobleme lösen kann, ohne dass du Expert.in für Drucker werden musst.