Hybrid Work, Remote Work, New Work: Spätestens, seitdem Corona unerfreulicherweise in unser aller Leben trat, begegnen einem diese Schlagworte überall in den Medien.
Wir haben uns mit unserer CEO Charlotte Künzell über diese Begriffe und über ihre Einschätzung unserer jetzigen und zukünftigen Arbeitswelt unterhalten.
Ist Hybrid Work New Work oder wie siehst Du die Zukunft der Arbeit?
Viele Beschäftigten haben während der Pandemie positive Erfahrungen bei der Arbeit im Home-Office gemacht und möchten diese auch beibehalten. Auf der anderen Seite haben Arbeitgeber erfahren, dass Home-Office durchaus zur Produktivität der Arbeitnehmer.innen beiträgt. Damit gehört die Mär, dass ein Tag Home-Office eigentlich eher ein halber Urlaubstag ist, nun endgültig der Vergangenheit an.
Letztendlich ist dieses Umdenken auch deshalb gelungen, weil nun die Infrastruktur und vor allem auch die Kommunikationswege vorhanden und geübt sind. Niemand ist mehr abgekoppelt, wenn er nicht im herkömmlichen Büro, sondern in seinem Home-Office arbeitet.
Also, um deine Frage zu beantworten: Ja, bei Beschäftigungen, die am Laptop, PC, Mac etc. erledigt werden können, sehe ich Hybrid Work auf dem Weg zum New Normal.
Was ist Deine Definition von Hybrid Work?
Für mich steht Hybrid Work für ein flexibles Modell, bei dem die Arbeitnehmer.innen entscheiden können, ob sie im Büro oder an einem anderen geeigneten Ort arbeiten möchten. Sie können also dort arbeiten, wo sie ihrer Meinung nach am produktivsten sein können und zu Arbeitszeiten, die am besten ihre privaten mit den Firmeninteressen vereinbaren.
So ganz ohne Regelungen und Einschränkungen geht es jedoch in der Praxis nicht. Es muss z.B. definiert werden, was “geeigneter Ort “bedeutet. Hier spielen auch eine ganze Menge gesetzliche Vorgaben eine Rolle. Außerdem ist es für den Zusammenhalt, für Kreativprozesse und letztendlich für die eigene Psyche notwendig, sich mit Menschen zu treffen, Teamtage mit Kolleg.innen einzulegen, „Küchengespräche“ zu führen.
Ich bin selber sehr gespannt, wie weit die Remote-Work-Lawine rollen wird. Schon jetzt ist bemerkbar, dass die Loyalität zum Arbeitgeber abnimmt, wenn Mitarbeiter ausschließlich von zu Hause arbeiten. Es ist für mich durchaus vorstellbar, dass es zukünftig speziell in der Softwarebranche kaum noch fest angestellte Mitarbeiter gibt, sondern dass sich Freelancer.innen aus der ganzen Welt temporär virtuell zu Projektteams zusammenfinden.
Welche Herausforderungen ergeben sich für die IT?
Wie kann ich meinen Kolleginnen und Kollegen alles bereitstellen, was sie für ihre Arbeit brauchen, war wohl die erste Frage, die sich die Kolleg.innen aus der IT-Abteilung gestellt haben, als es quasi von einem Tag zum anderen eine Home-Office-Pflicht gab.
Programme, Dokumente, Verträge, die unterzeichnet werden müssen, Telefon, Meetingräume, Drucker, Post – im Office alles Dinge, die von den Angestellten ohne Nachdenken benutzt und erledigt wurden, waren auf einmal Herausforderungen, die neu organisiert werden mussten.
Gleichzeitig war klar, dass die Sicherheit der IT-Systeme gewährleistet werden musste. Wenn jeder von seinem eigenen Privat-PC auf beliebigem Sicherheitsniveau auf das Firmennetzwerk zugreift, wenn Mitarbeiter.innen sich den nächstbesten Cloudservice buchen, der gerade auf Facebook beworben wurde, um schicker mit Kolleg.innen oder Kunden zusammen zu arbeiten, ist das datenschutz- und sicherheitstechnisch höchst bedenklich.
Die IT-Abteilungen standen und stehen also vor der großen Herausforderung, Sicherheit zu gewährleisten, ohne die Produktivität der Mitarbeiter.innen einzuschränken. Hierfür ist es wichtig, nicht den Überblick über die eingesetzten Systeme und Komponenten zu verlieren.
Insgesamt kann man wohl sagen: Je weiter man in seiner Cloudstrategie schon vorangekommen ist, desto einfacher ist es, dass Mitarbeiter die gleichen Bedingungen vorfinden, egal von wo sie arbeiten. Cloud-Authentifizierung und Identitäts-Management, SaaS-Applikationen, Virtual Desktops, VPN oder besser Zero Trust sind hier als Key-Komponenten zu nennen.
Und last but not least müssen Mitarbeiter.innen noch mit geeigneten Geräten ausgestattet werden, damit das Arbeiten außerhalb des Büros nicht ein Workaround bleibt.
Warum sollte man dem Drucken besondere Beachtung schenken?
Es gibt Dokumente, die ausgedruckt werden müssen, da sie zwingend Teil eines Prozesses sind oder bei denen der Ausdruck weiterhin gesetzlich vorgeschrieben ist. Aber es gibt auch andere Dokumente, die ich ausdrucken möchte.
Längere Texte beispielsweise lesen die meisten lieber auf Papier. Das ist kein Wunder, denn tatsächlich gibt es sogar Studien, die besagen, dass das Verständnis langer Informationstexte beim Lesen auf Papier besonders unter Zeitdruck besser ist als beim Bildschirmlesen. (Stavanger Erklärung, Befunde, Empfehlungen und Forschungsfragen „zur Zukunft des Lesens”)
Wenn ich Dokumente immer nur dann drucken kann, wenn ich im Büro bin, verlangsamt das die Prozesse erheblich.
Und natürlich möchte niemand Insellösungen oder Workarounds. Drucken soll für alle Mitarbeiter immer einfach und schnell funktionieren, egal ob im Büro oder im Home-Office. Das geht nur, wenn der Prozess für sie immer der gleiche ist und überall funktioniert, damit niemand erst auf die Idee kommt, zu Hause Admin zu spielen, um irgendwie Dokumente auf dem eigenen Drucker auszugeben.
Wie hilft ezeep Unternehmen, Hybrid Work umzusetzen?
ezeep macht es einfach, das Drucken in allen möglichen Szenarien zu ermöglichen, in denen Mitarbeiter.innen frei wählen, wann, wo und mit welchen Geräten sie arbeiten möchten. Zu Hause auf einem eigenen oder einem von der Firma gestellten Drucker, mit eigenem PC oder dem Firmenlaptop? Vielleicht auch etwas von unterwegs auf dem Bürodrucker?
Weder für die IT-Abteilung noch für die Mitarbeiter wird das dank ezeep zu einer Herausforderung. Als Admin muss ich Software verteilen, die Informationen über vorhandene Drucker einsammeln, Drucker erstellen und die Druckaufträge ausliefern, und als Mitarbeiter drucke ich weiterhin wie gewohnt.
Darüber hinaus gibt es natürlich weitere Annehmlichkeiten. Als Benutzer kann ich über ein Webportal sehr leicht selber auswählen, welche Drucker ich benutzen möchte und habe sie dann sofort auf allen meinen Geräten zur Verfügung. Es ist also egal, ob ich Windows, Mac, Android oder iPhone nutze. Das Webportal kann ich sogar nutzen, um ein Dokument auszudrucken, ohne irgendeine Komponente installieren zu müssen.
Das gleiche Portal bietet Administratoren die Möglichkeit, übersichtlich und einfach im gewünschten Maß Drucker und Drucken zu kontrollieren. Von der Zuweisung von vorgeschriebenen Druckern bis hin zu der Festlegung, dass einzelne Personen nur Ausdrucke nach Authentifizierung erhalten, ist alles mit wenigen Klicks einstellbar. Selbst das Einbauen einer Ausdruckmöglichkeit in eigene Webapplikationen ist in kurze Zeit möglich.
Wie steht es mit der Sicherheit?
Sicherheit hat viele Aspekte und betrifft nicht nur die Lösung selbst und die Architektur dahinter, sondern uns als komplette Firma. Natürlich hat man als Cloudanbieter theoretisch den Zugriff auf Kundendaten. Schon hier regeln technische Einschränkungen und Policies, dass Mitarbeiter eben diesen direkten Zugriff nicht haben. Alle Mitarbeiter werden regelmäßig geschult, und in Audits werden getroffene Sicherheitsmaßnahmen und korrektes Mitarbeiterverhalten überprüft.
Glücklicherweise ist es bei einer Cloudlösung nicht so aufwändig und weniger kostenintensiv, Ausfallsicherheit zu gewährleisten. Da wird vieles schon von den Cloud Providern, in unserem Fall Microsoft Azure, als Managed Services angeboten, die einfach skalierbar, sicher sowie hochverfügbar sind.
Unsere Services werden von uns natürlich 24/7 überwacht und ein eigenes Team kümmert sich darum, dass alles immer up-to-date und auf dem neuesten Sicherheitsstand ist.
Bei der Softwareentwicklung setzen wir auf Sicherheitsstandards wie RFC-6749 (OAuth 2.0) oder TLS 1.2 verschlüsselte Kommunikation. Die kundenseitig installierte Software kommuniziert ausschließlich über ausgehende Ports, so dass die oftmals komplexe Konfiguration sowie Wartung von Firewalls und Routern auf Kundenseite entfällt.
Überprüfungen mit unabhängigen Penetration-Tests finden statt, um Schwachstellen zu finden und schnell beheben zu können.
Zudem unterstützen wir unsere Kunden in ihren Sicherheitsarchitekturen Drucken zu ermöglichen, ohne Ausnahmen in z.B. Zero-Trust-Netzwerken definieren zu müssen.
Wir sind Mitglied der Cloud Security Alliance und veröffentlichen unsere Sicherheitsmaßnahmen gemäß der Cloud Controls Matrix und dem CSA Code of Conduct for GDPR Compliance.
Dein Fazit?
Gesetzlich geregeltes Recht auf Home-Office für Mitarbeiter hin oder her – jetzt ist die Zeit, die Erfahrungen aus der Pandemie in die Arbeitskultur nachhaltig einfließen zu lassen.
Wir können viele positive Effekte mitnehmen und müssen Wege finden, um Work-Life-Balance-Überforderung, Loyalitätsschwund und Abkapselung zu begegnen.
Welche Freiheiten ich habe, meinen Arbeitsalltag mit meinem Privatalltag individuell bestmöglich zu vereinbaren, wird ein Einstellungskriterium werden.
Ich bin froh, dass wir mit ezeep Arbeitsmodelle in ihrer Vielfalt unterstützen.