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Desksharing gewinnt am hybriden Arbeitsplatz immer mehr an Bedeutung. Was für manche neuartig klingen mag, hat sich einen festen Platz in der Arbeitswelt “erobert”. Aber was ist Desksharing und welche Vor- und Nachteile bietet es? Im Kern ist Desksharing oder auch Flexoffice eine Strategie zur gemeinsamen Nutzung von Schreibtischen und zur Platzeinsparung, bei der die Mitarbeiter keine festen Schreibtische haben. Stattdessen wählen sie bei ihrer Ankunft im Büro oder auch vorab über ein Buchungssystem einen freien Arbeitsplatz aus. Das bedeutet, dass ein bestimmter Schreibtisch von verschiedenen Mitarbeitern zu unterschiedlichen Zeiten, also flexibel (Flexoffice) genutzt werden kann, je nach deren Zeitplan. Dieser Ansatz stellt die herkömmliche Einrichtung von individuellen Arbeitsplätzen für jede.n Mitarbeiter.in in Frage und führt eine dynamische Umgebung ein. Ein Desksharing Vorteil: Flexibilität und Zusammenarbeit werden begünstigt.
Hot Desking oder Hoteling bzw. Hotel Desking?
Wichtig ist, dass man zwischen Hot Desking und Hotel Desks bzw. Hoteling unterscheidet. Beim Hoteling reservieren die Beschäftigten einen bestimmten Schreibtisch, bevor sie an ihrem Arbeitsplatz ankommen. Auch wenn viele der Vorteile von Hot Desking und Hoteling ähnlich sind, ist es wichtig, diesen Unterschied zu verstehen. Beim Hotel Desking, das sich vom Hot Desking ableitet, werden Arbeitsplätze zur Verfügung gestellt, die nicht fest einem einzelnen Mitarbeiter zugewiesen sind, sondern allen nach Bedarf zur Verfügung stehen. Dieser Ansatz ähnelt dem Hotelbuchungssystem, bei dem die Beschäftigten einen Arbeitsplatz für einen bestimmten Zeitraum buchen, ähnlich wie bei einer Hotelzimmerreservierung. Dieses Modell eignet sich besonders dort, wo die Anzahl der Beschäftigten im Büro von Tag zu Tag schwankt. Es optimiert die Büroraumnutzung, senkt die Gemeinkosten und unterstützt eine dynamische und kollaborative Arbeitskultur, indem es den Beschäftigten die Möglichkeit gibt, ihren Arbeitsplatz je nach ihren täglichen Bedürfnissen, Aufgaben und Anforderungen an die Zusammenarbeit zu wählen.
Desksharing Vorteile: Warum immer mehr Unternehmen umsteigen
Die Vorteile von Desksharing – manchmal auch Hotdesking oder Flexoffice genannt – sind vielfältig. Erstens wird der Büroraum optimal genutzt. Da nicht alle Mitarbeiter.innen zur gleichen Zeit anwesend sind, werden weniger Schreibtische benötigt, was zu Kosteneinsparungen führen kann. In einigen Fällen sind dies bis zu 30 % im Vergleich zu den herkömmlichen Kosten für den Betrieb eines Büros. Zweitens kann dieses System die Zusammenarbeit verbessern.
Da die Mitarbeiter.innen ständig den Arbeitsplatz wechseln und neben verschiedenen Kolleg.innen sitzen, ergeben sich mehr Möglichkeiten für abteilungsübergreifende Interaktion und Ideenaustausch.
Und da niemandem ein Schreibtisch “gehört”, wird es eher akzeptiert, dass manche Mitarbeiter.innen mobiler sind als andere, obwohl sie genauso produktiv sind. Die größere Gleichberechtigung und verbesserte Zusammenarbeit, die sich aus dem Desksharing oder Flexoffice ergibt, ist etwas, das auch motivierte Mitarbeiter anziehen und binden kann.
Desksharing Nachteile und wie sie überwunden werden können
Wie jedes System hat natürlich auch das Desksharing Vorteile und Nachteile.
Einer der wichtigsten Nachteile von Desksharing ist der mögliche Mangel an Personalisierung. Die Mitarbeiter.innen vermissen möglicherweise einen Raum, den sie ihr Eigen nennen und der mit persönlichen Gegenständen ausgestattet ist. Dies kann durch die Bereitstellung von intelligenten Schließ- oder Ablagefächern oder anderen Stauräumen gemildert werden. Hier können Mitarbeiter.innen persönliche Gegenstände, wie ein Paar Ersatzschuhe, einen Notizblock oder eine Zahnbürste aufbewahren.
Die Bedenken bezüglich Flexoffice drehen sich manchmal um die Hygiene. Dieses Problem kannst du lösen, indem du regelmäßige Reinigungsprotokolle einführst und Desinfektionsmittel zur Verfügung stellst. Ein weiteres Problem ist die Gefahr von Ablenkungen, da die Sitzgelegenheiten dynamisch sind. Eine Lösung besteht darin, spezielle Ruhezonen oder Räume einzurichten, in denen die Mitarbeiter.innen besonders konzentriert arbeiten können.
Eine weitere logistische Herausforderung besteht darin, dafür zu sorgen, dass alle Mitarbeiter.innen unabhängig von ihrem Sitzplatz über die erforderlichen Ressourcen verfügen, angefangen von ausreichend Kaffee bis hin zum Anschluss der richtigen Druckers.
Für das Drucken gibt es Lösungen von Drittanbietern wie ezeep Blue, die alle Herausforderungen beseitigen, die Desksharing-Strategien mit sich bringen können. ezeep Blue ist eine Cloud-basierte Drucklösung, die auf Unternehmen zugeschnitten ist, die Desksharing in ihren Arbeitsbereichen einführen wollen. ezeep Blue ermöglicht es den Benutzern, dynamisch auf jedem verfügbaren Drucker in der Nähe ihres gewählten Flexoffice-Arbeitsplatzes zu drucken, unabhängig davon, ob sie von virtuellen Desktops, Smartphones oder normalen Desktops aus arbeiten. Funktionen wie AnyPrinter und Print Later vereinfachen nicht nur die Druckerzuordnung, sondern sorgen auch für den Schutz vertraulicher gedruckter Dokumente, indem sie sicherstellen, dass diese erst gedruckt werden, nachdem ein.e autorisierte.r Benutzer.in sie an einem Drucker freigegeben hat. Die Plattform ist zudem kompatibel mit Azure Virtual Desktop, Windows 365 Cloud PC oder anderen Workspace-Virtualisierungstools von Citrix oder VMware und unterstützt eine breite Palette von Anwendungen.
Desksharing bietet mehr Vorteile als Nachteile
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Flexoffice bzw. Desksharing zahlreiche Vorteile bieten. Der Erfolg hängt jedoch von einer sorgfältigen Implementierung ab. Mit den richtigen Strategien zur Bewältigung der Veränderungen am Arbeitsplatz können Unternehmen die Vorteile nutzen und gleichzeitig mögliche Nachteile minimieren. Und wenn es um das Drucken an neuen und hybriden Arbeitsplätzen geht, solltest du dir den Cloud-Managed-Printing-Service von ezeep Blue genauer ansehen.
Wenn du mehr über Desksharing wissen möchtest, dann lies auch unseren Blogbeitrag Von festen Arbeitsplätzen zu Desksharing: Ein Leitfaden für den reibungslosen Übergang – ezeep.
In einem anderen Beitrag haben wir uns verschiedene Lösungen für Desksharing angeschaut: Unsere Top Desksharing Software für ein erfolgreiches Desksharing-Konzept – ezeep
Oder du machst einfach unser Desksharing und Flex-Office Quiz – ezeep – ezeep