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Mehr Standorte bedeuten nicht nur mehr Möglichkeiten, sondern auch mehr Herausforderungen. Wie stellst du sicher, dass alle Spaces reibungslos laufen, ohne dass du ständig vor Ort sein musst? Das Geheimnis liegt in smartem Management, effizienten Prozessen und den richtigen digitalen Tools.
Zentrale Steuerung vs. dezentrale Verantwortung – Was passt zu dir?
Je größer dein Netzwerk, desto wichtiger ist eine klare Struktur. Es gibt zwei Hauptstrategien:
- Zentrale Steuerung
Ein Hauptteam koordiniert Abläufe, Marketing und Finanzen für alle Standorte.
Vorteile:- Einheitliche Prozesse
- Skaleneffekte und optimierte Ressourcenverteilung
- Klare Kommunikation und weniger Chaos
Nachteile: - Geringere Flexibilität vor Ort
- Langsamere Reaktion auf lokale Bedürfnisse
- Dezentrale Verantwortung
Jeder Standort bekommt eigene Entscheidungsspielräume für lokale Angebote und Kooperationen, Events oder Preise.
Vorteile:- Bessere Anpassung an regionale Zielgruppen
- Stärkere lokale Community
Nachteile: - Gefahr von Inkonsistenzen
- Höherer Koordinationsaufwand
Die meisten erfolgreichen Coworking-Ketten setzen auf eine Mischung: standardisierte Prozesse, aber mit genug Flexibilität für lokale Anpassungen. Dadurch bleibt das Gesamtkonzept konsistent, während gleichzeitig Raum für Individualität und Innovation bleibt.
Die richtigen digitalen Tools für ein entspanntes Management
Ohne Automatisierung und zentrale Verwaltung wird die technische Administration mehrerer Standorte schnell zum Albtraum. Diese Tools helfen dir, den Überblick zu behalten:
Coworking-Management-Software: Plattformen wie Nexudus, OfficeRnD oder Cobot ermöglichen zentrale Buchungsprozesse, Rechnungsstellung und Mitgliederverwaltung über mehrere Standorte hinweg.
Cloud-basierte Zutrittskontrollen: Automatisierte Zugangslösungen ermöglichen standortübergreifenden Zutritt – flexibel, sicher und ohne physischen Schlüssel.
Druckmanagement mit ezeep: Mit der Cloud-Printing-Lösung ezeep Blue bieten alle deine Standorte einfachen Druckzugang, den du zentral verwalten kannst, ohne lokale Druckserver oder Support-Aufwand.
Zentrale Buchhaltung und Reporting: Cloud-basierte ERP-Systeme ermöglichen eine konsolidierte Finanzübersicht und automatisierte Auswertungen über alle Standorte hinweg.
Tipp: Achte darauf, dass alle eingesetzten Tools Schnittstellen (APIs) haben – so lassen sich Prozesse besser integrieren und zentral steuern.
Automatisierung & Self-Service – entlaste dein Team
Ein wachsendes Netzwerk kann schnell hohe Personalkosten verursachen. Durch smarte Automatisierung und Self-Service-Angebote reduzierst du diesen Aufwand:
- Automatisierte Buchungs- und Zahlungssysteme: Mitglieder buchen ihre Arbeitsplätze, Meetingräume oder Events selbstständig.
- Self-Service-Check-in & digitale Schlüssel: Kein Empfangspersonal nötig – Mitglieder erhalten über App oder QR-Code Zugang.
- Künstliche Intelligenz für Support & FAQs: Chatbots oder integrierte Helpdesks lösen einfache Anfragen automatisch – 24/7 verfügbar.
Diese Maßnahmen erhöhen nicht nur die Effizienz, sondern verbessern auch die Nutzererfahrung: weniger Wartezeiten, mehr Eigenständigkeit, und ein moderneres Image deines Angebots.
Nahtlose IT- und Druckinfrastruktur für alle Standorte
Technische Probleme sind einer der größten Frustfaktoren in Coworking-Spaces. Mit einer einheitlichen Infrastruktur lassen sich viele Störungen vermeiden:
- Cloud-Printing mit ezeep: Kein IT-Support vor Ort nötig – Mitglieder drucken überall gleich einfach, auch standortübergreifend.
- Zentrales WLAN-Management: Nutze Systeme mit Monitoring und automatischer Fehlerbehebung. Einheitliche SSID-Namen erleichtern den Zugang.
- Single Sign-On (SSO): Eine Anmeldung für alle digitalen Services – von WLAN über Drucker bis Zutrittssystem.
Ein gut vernetztes System senkt Supportaufwand, steigert die Zufriedenheit der Mitglieder und schützt deine Standorte vor unnötigem IT-Chaos.
Fazit: Mehr Standorte, weniger Kopfschmerzen
Der Erfolg bei der Verwaltung mehrerer Standorte basiert auf drei Säulen:
- Klare Struktur aus zentraler Führung und lokaler Flexibilität
- Smarte digitale Tools zur Vereinfachung und Automatisierung
- Einheitliche IT- und Infrastruktur, die nahtlos funktioniert
Je besser deine Prozesse auf Skalierung ausgelegt sind, desto entspannter wird dein Wachstum. Automatisierung, standardisierte Abläufe und digitale Unterstützung helfen dir, dein Coworking-Netzwerk effizient zu steuern – ohne, dass du dich verzettelst.